Event planner – Come organizzare un evento

In attesa del resoconto dell’evento “Got Talent Show” svoltosi il 27 maggio scorso, oggi, qui a Mediazione Linguistica Talenti, parleremo di una nuova opportunità di lavoro per tutti i mediatori linguistici e culturali che potranno approfittare di questa dinamica professione, ovvero quella dell’Event Planner, simbolo palese anch’essa di una forma di mediazione. Prendiamo in considerazione i vari eventi o manifestazioni culturali che, in particolar modo a Roma, vengono organizzati costantemente (“Il Festival dell’Oriente”, per esempio): queste organizzazioni hanno come scopo principale la promozione della cultura o dei prodotti di specifici paesi che attraverso la figura dell’Event Planner, verranno mediati quindi in altri paesi di destinazione.

Sorgerà dunque spontaneo chiedersi: “Quali sono gli step fondamentali per organizzare al meglio qualsiasi tipologia di evento?” – Ed è proprio per questo che “Mediazione Linguistica Talenti” cercherà di rispondere chiaramente al quesito.

STEP 1

Individuare lo scopo e il nome da attribuire all’evento.

Chiaro è sicuramente il fatto che avere le idee chiare su cosa l’evento vuole significare rappresenti il primo passo verso la pianificazione vera e propria. Infatti, le intenzioni di una qualunque manifestazione graveranno sull’intero progetto poiché, ipotesi, nel caso in cui si organizzasse un evento per la promozione dei prodotti biologici, ma, nel corso della programmazione si parlasse esclusivamente di politica, il fattore coerenza andrebbe a perdersi e risulterà un fallimento; o ancora, se prendiamo in considerazione un evento simile al nostro “Got Talent Show”, dove il target è promuovere i giovani mediatori linguistici e le loro opere di mediazione su base artistica, non ci si può permettere di finire nel banale risultando come un qualsiasi altro contest artistico.

Lo stesso discorso vale per la denominazione da dare all’evento e rappresentante il punto di riferimento per gli altri “potenziali” partecipanti/ospiti. Questo, dunque, deve rappresentare in pochi termini l’intero evento e, come riportato sopra, l’intenzione che si ha. Non è facile e, attenzione, richiede addirittura una piena consapevolezza di ciò che si andrà a pianificare. Tuttavia, keine panik, la maggior parte delle volte in cui vi verrà chiesto di realizzare un lavoro, questo primo step è già stato deciso dal cliente o dai suoi collaboratori.

STEP 2

Organizzare lo staff e le loro mansioni.

Staff - Mediazione Linguistica Talenti - Event Planner

Risulterà difficile crederlo ma la parte più complessa e stressante è il momento in cui bisogna relazionarsi e soprattutto, gestire i propri collaboratori. Un consiglio di Mediazione Linguistica Talenti: scegliere persone serie e fidate che hanno avuto già esperienze nel campo! Ovviamente quando possibile e a seconda del tipo di evento da organizzare. Il vostro staff dovrà infatti rendervi conto di tutto il loro lavoro, dato che per qualsiasi sua mancanza starà a voi risponderne; dovrà eseguire i vostri ordini in maniera responsabile e armoniosa, senza polemiche e superbia; dovrà essere istruito e preparato a qualsiasi tipo di problematica e imprevisto. Insomma, dovrete comportarvi da capo ma allo stesso tempo essere per loro mentore e amico: un buon principale si ricorda di ringraziare il suo staff ogni qualvolta assegna un compito e chiede scusa quando ha torto.

Uno volta scelti i collaboratori, si dovrà quindi affidare loro i compiti specifici quali, addetto alle comunicazioni e/o agli inviti, hostess e/o steward, promoter, fotografo, videomaker, presentatore, blogger e professionista dei social media, ecc. Dare chiare istruzioni e compiti ben definiti aiuterà l’organizzazione dell’evento a prevenire i soliti “problemi” di competenza: a volte queste problematiche relative ad eventuali e dubbiose assegnazioni di mansioni conducono al caos e quindi alla generazione di falle nella programmazione. Supervisionare costantemente il loro operato senza però risultare asfissianti sarà un ottimo metodo per far sì che i vostri collaboratori vi portino rispetto ed ammirazione e vi vedano come punto di riferimento per ogni loro incertezza.

STEP 3

Scegliere data e location, programmare la scaletta dell’evento.

Finalmente, eccovi al momento della pianificazione vera e propria: scegliere la data e la location in cui svolgere la manifestazione, seguendo in caso le specifiche di chi vi ha commissionato il lavoro. Subentreranno molti fattori che potrebbero influenzare la vostra decisione, soprattutto nell’atto di far coincidere data e location: la disponibilità della location condiziona la scelta della data, e allo stesso modo decidere prima il giorno ha ripercussioni su dove svolgere l’evento. Di solito come avviene per eventi quali “Motodays”, “Romics”, “CioccolaTò”, ecc., la loro continuità e popolarità eludono questo step riproponendo le stesse caratteristiche. Anche qui un consiglio di Mediazione Linguistica Talenti: seguire le direttive dei datori di lavoro e provare le varie possibilità di congiunzione tra data e luogo… mai scegliere prima una e poi l’altra, se non richiesto!

Ma cosa gli spettatori vedranno? Per quanto riguarda la pianificazione della scaletta, questa è una parte cruciale dell’evento, ed è quindi opportuno consultarsi con un esperto nel settore in caso di poca esperienza. Normalmente, ed ecco qui che rispunta fuori, a seconda dello scopo che si vuole attribuire all’evento, si procederà in maniera differente. Per esempio, l’evento AUPIU “Got Talent Show” ha basato la scaletta dell’evento programmando i vari artisti della mediazione linguistica che dovevano esibirsi sul palco. O come una conferenza di “Incentive”, che programmerà i vari dibattiti e esposizioni dei componenti dell’incontro. Tutto sta nel mantenere il fattore Coerenza, che è l’elemento vincente per un buon lavoro di organizzazione e gestione.

STEP 4

Promuovere l’evento tramite i social media.

Social Media - Event Planner - Mediazione Linguistica Talenti

Promuovere un evento significa far conoscere la sua organizzazione e il suo scopo ad un “potenziale” pubblico che “eventualmente” parteciperà come ospite. Il modo più utile al giorno d’oggi è sicuramente tramite quelle piattaforme mediatiche sempre più popolari: Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, Google+, Pinterest, e altri ancora. Infatti, è possibile descrivere e pubblicizzarlo a costo zero ed avere allo stesso tempo una vasta gamma di persone che visualizzeranno l’evento, scegliendo di andare o meno. Questa scelta dipende in modo particolare dai termini che utilizzate per descriverlo; il contenuto e il mondo in cui lo si struttura saranno la carta vincente per un maggior numero di visualizzatori. Ovviamente vi è il bisogno di una figura costante che dirigerà tutta la questione social e che manterrà viva l’attenzione degli utenti sul vostro account/pagina.

Inoltre, molta importanza va data alla creazione di un sito/blog che diventerà il punto di riferimento per chiunque voglia avere maggiori informazioni sullo scopo e il contenuto dell’evento. Mediazione Linguistica Talenti, proprio per questo, è stato creato per essere il tramite tra i nuovi talenti della mediazione linguistica e il pubblico virtuale, ed ha pubblicizzato attraverso i suoi articoli l’evento “Got Talent Show” appositamente organizzato.

STEP 5

Mantenere la calma.

Calma - Mediazione Linguistica Talenti - Event Planner

Il giorno tanto atteso è finalmente arrivato… e con lui tante paure ed insicurezze. Parola d’ordine: mantenere la calma. Non prendersi dal panico è però facile a dirsi ma difficile a farsi, perciò come fare? Innanzitutto è lecito essere agitati perché tutto è dipeso da voi, in secondo luogo se l’organizzazione di fondo è stata gestita bene non c’è nulla di cui preoccuparsi. Sforzatevi di pensare che nulla potrà andare storto e nel caso contrario che saprete come trovare una soluzione rapida al problema… mettete già in previsione che durante l’evento potranno capitare i cosiddetti “intoppi”. Vi manca un’hostess che non si è presentata il giorno dell’evento? Bene, voi eravate già pronti ed avete già un piano B: giorni prima avevate già chiamato delle persone per possibili sostituzioni. C’è stato un esubero di persone con l’assegnazione in posti riservati? No problem, avevate già previsto un ulteriore numero di posti da riservare. Ricordate siete voi che influenzate il corso dell’evento e non viceversa!

Ed ecco infine un video utile che spiega in modo più dettagliato le caratteristiche e le opportunità di questo settore nonché della professione del Meeting & Event Planner.

Mediazione Linguistica Talenti

Miriam Prete

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